Perspektiver på erhvervsrejser og økonomi 


Hoteller – den største udfordring indenfor rejsebranchen

   
20-06-2019  (Perspektiver på Forretningsrejser) Do the right thing – 12 ideer til hvordan I kan få jeres ansatte til at overholde rejsepolitikken    

Fra forbedret kommunikation til smartere udnyttelse af teknologien, der er mange måder at forbedre graden af overholdelse og skære ned på rejseudgifterne.
14-03-2019  (Perspektiver på Forretningsrejser) Kunstig intelligens - 11 måder hvorpå det kan forandre virksomhedsrejser    

Kunstig intelligens, også kaldet AI (som er en forkortelse af “artificial intelligence”) kommer til at forbedre og personalisere alle trin i rejseprocessen for forretningsrejsende samtidig med at det også leverer større kontrol og datasynlighed til de rejsendes arbejdsgivere.
22-01-2019  (Perspektiver på Forretningsrejser) Retning – Sådan skriver I jeres virksomheds rejsestrategi    

Det er tid til at lave en plan der sikrer at jeres rejseprogram stemmer overens med virksomhedens overordnede strategiske mål.
29-11-2018  (Perspektiver på Forretningsrejser) 2019 - Hvad kommer der til at ske med priserne på forretningsrejser?    

Det er sandsynligt at robust økonomisk vækst vil føre til prisstigninger på flybilletter og hotelværelser næste år, men eksperter er dog uenige om i hvor stort omfang handelskrigen mellem USA og Kina kan påvirke markedet.
01-06-2018  (Perspektiver på Forretningsrejser) NDC update - det betyder de seneste ændringer inden for flyselskabernes distribution for rejseindkøberne    

Alle de store europæiske flyselskaber ændrer deres økonomiske modeller efterhånden som de introducerer ny teknologi som de bruger når de sælger til virksomhedskunder. Hvordan vil denne omstrukturering påvirke den måde hvorpå du booker rejser - og hvor meget du betaler for dem?
    
Hoteller – den største udfordring indenfor rejsebranchen
 
Hotel overnatninger er formentlig stadig et af de områder indenfor rejse administration, som er sværest at holde styr på. Vi har her listet nogle af de største udfordringer og vores løsningsforslag hertil.
 
I 2011 nyder mennesket godt af alle fordelene ved cloud computing, iPad’en og Airbus A380’en, men et perfekt administreret hotelprogram virker lige så svært opnåeligt som nogensinde. På erhvervsrejser er udgifterne til hoteller ofte større end udgifterne til transport, og rejsearrangører kæmper stadig med at få styr på denne besværlige kategori.
                
Men selvom udfordringerne er store, findes løsningerne for de rejsearrangører der er villige til at forsøge at takle problemet.
 
Problem 1 – Overholdelse
Man er typisk ikke lige så påpasselig med at overholde rejsepolitikken for hotelreservationer, som man er med at overholde resten af virksomhedens rejsepolitik.
 
Løsning
Prøv at anskue rejsepolitik på en anderledes måde. Sæt for eksempel prislofter for hver by. Så længe de rejsende reserverer et hotel, til en pris der ligger under det fastsatte prisloft, spiller det ikke nogen større rolle, om hotellet er på jeres liste over foretrukne eller ej. Prøv også at udvise større fleksibilitet ved at fastsætte forskellige standarder afhængig af rejsens omstændigheder. Eksempel: Hvis en rejsende ankommer sent og tager af sted igen tidligt næste morgen, kan I bestemme, at hotellet højst må være trestjernet, mens rejsende, der er nødt til at tilbringe mere tid i værelset med at arbejde eller har fløjet i lang tid, gerne må bo på hoteller af en højere standard.
 
Problem 2 – Lokale vælger hotel
Reservation af hotel bliver overladt til lokale afdelinger. Men ofte er de ikke erfarne udi kunsten at forhandle hotelpriser, og sikrer derfor ikke, at virksomheden får de mest fordelagtige priser. Data forsvinder også fra det globale program.
 
Løsning
Forhandlinger bør centraliseres, og der bør fastsættes et prisloft. Det er dog stadig en god idé at benytte lokale kollegers insider-viden. Gør det derfor muligt for dem at kommentere på jeres forslag til listen over foretrukne hoteller. Det er også vigtigt at anerkende lokale behov ved at betragte hotellerne individuelt og ikke kun som del af en kæde. Der kan være stor forskel på hoteller, selvom de tilhører den samme kæde, og det er derfor ikke en god idé automatisk at sætte hele kæder af hoteller på listen over foretrukne.
 
Problem 3 – Kunden vælger hotel
Når en rejsende besøger en forretningsforbindelse eller en potentiel kunde, er det tit kunden, som udvælger og reserverer hotel på vegne af den rejsende. I de tilfælde bliver der ofte reserveret hotel af en højere standard og pris, end hvis den rejsende selv skulle have valgt et af sin egen virksomheds foretrukne hoteller.
 
Løsning
Bed aldrig kunden om at reservere hotelværelse. Det vil næsten altid være en dyrere løsning end hvis I selv gør det. Men hvis I af politiske grunde er nødt til at bo på et hotel udvalgt af kunden er det i det mindste værd at tjekke om jeres virksomhed har en prisaftale samme sted.
 
 
Problem 4 – Begrænset data
Ofte vil den eneste information om en rejsendes hotelophold, der er tilgængelig for rejsebureauet, være et kreditkort udtog, der viser den samlede pris for opholdet, uden detaljer om værelsespris og andre udgifter, såsom wi-fi eller mad og drikke.
 
Løsning
Det bliver mere og mere almindeligt for amerikanske firmaer at udbede sig detaljerede regninger fra hoteller, men dette er stadig en sjældenhed udenfor USA. Dog er der visse kreditkortfirmaer, der leger med ideen i Europa. Det samme gælder diverse bureauer, der tager sig af hotelreservationer, moms-fradragsspecialister og udbydere af virtuelle kortløsninger. Som en midlertidig, omend langsommelig, løsning kan I sammenligne de rejsendes kontooversigt med deres oprindelige hotelreservationer gennem rejsebureauet, hvilket i det mindste vil give en indikation af den pris, værelset blev reserveret til.
 
Problem 5 – Skjult provision
Hoteller driver ofte priserne i vejret ved at ved at lægge ti procent til for at dække rejsebureauernes provision.
 
Løsning
Forhandl om at få fjernet provisionen eller bed jeres rejsebureau om at videresende den til jer.
 
Problem 6 – Momsrefusion
Mangel på detaljeret data gør det besværligt at finde frem til den korrekte moms af den samlede pris. Dette gør sig især gældende i lande som Tyskland og Sverige, hvor der er forskellig moms på værelsesprisen og andre udgifter på hotelregningen.
 
Løsning
Moms er så besværligt at have med at gøre, at mange virksomheder ikke gør sig den ulejlighed at opnå momsfradrag på hotelophold i udlandet. Dette er en fejl, da de ville kunne spare op til 20 % af regningen. TPE vil senere i år introducere et system, som automatiserer hele moms-processen ved at registrere de foretrukne hotellers momsnumre.  Som et enklere, manuelt skridt kan I kræve, at jeres rejsende i rejseafregningen oplyser den samlede moms på deres hotelfaktura. Mind dem også om at den faktura de får, når de checker ud af hotellet, skal bære virksomhedens navn og adresse, ikke den rejsendes navn eller personlige adresse.
 
Problem 7 – Forskellig moms på hotelværelser og mad
Førhen kunne danske virksomheder fratrække 25 procent af momsen på deres hotelregninger fra danske hoteller. Men i januar indførte den danske regering en regel, som gør, at virksomhederne nu kan fratrække 50 procent af momsen, men dette gælder kun selve værelsesprisen. På alle andre områder, deriblandt morgenmad, er det stadig kun 25 procent, der kan trækkes fra.
                
Den gode nyhed er, at det øgede momsfradrag på værelsesprisen sparer virksomheder penge. Den dårlige nyhed er, at denne nye regel er med til at skabe et administrativt mareridt da ikke alle hoteller specificerer værelsesprisen på fakturaen. Ofte er prisen inklusive morgenmad, og så er der der intet momsfradrag.
 
Løsning
Der findes desværre ikke nogen enkel administrativ løsning på dette problem. Enten må I sørge for, at hotellet specificerer selve værelsesprisen på fakturaen, eller også må i genforhandle jeres aftale med hotellet sådan, at der er en separat pris for værelset og en separat pris for morgenmad.
BOX – CASE-STUDY – SÅDAN HOLDER DELTEK STYR PÅ HOTELUDGIFTERNE

Deltek er en global leverandør af forretningssoftware og -løsninger designet specielt til projektorienterede virksomheder. Størstedelen af deres rejseaktivitet er i forbindelse med projekter af et par måneders varighed. Dette arbejdsmønster passer ikke særlig godt sammen med den traditionelle måde at lave aftaler med hoteller på, hvilket ofte er på årsbasis. ”Vi lavede aftaler med hoteller i områder, vi ikke længere besøgte” siger Karoline Mayr, leder af rejseindkøb for Deltek.
 
Deltek har derfor delt deres hotelprogram op i to. Den ene del tager sig af destinationer, som personalet besøger regelmæssigt, såsom byer hvor virksomheden har kontorer. Den anden del tager sig af kortvarige kontrakter. I begge tilfælde oprettes der aftaler med hoteller via et elektronisk RFP-værktøj fra det amerikanske firma Lanyon. For kortvarige kontrakter er det ofte kunden, der angiver, hvor de ønsker, Deltek-medarbejderen skal bo. Det vil som regel være til den pris, kunden har aftale med hotellet om. Deltek sender en elektronisk forespørgsel på et tilbud og beder om den pris, kunden har aftale med hotellet om, hvis en sådan findes. Ifølge Mayr er denne automatiserede proces yderst effektiv. ”Førhen kommunikerede man frem og tilbage med hotellet, men det har vi ikke længere brug for”, siger hun.
 
Selvom mange virksomheder ikke har det samme behov for kortvarige aftaler som Deltek, mener Mayr, at alle virksomheder bør kigge fremad, ikke bagud, når de vurderer deres sandsynlige behov. ”Hvis du kigger på data fra de sidste 12 måneder, er det ikke en indikator for, hvor du er på vej hen i fremtiden,” siger hun.
 
Mayr anbefaler, at rejsebureauet laver interne forespørgsler i virksomheden for at finde ud af, hvilke destinationer de rejsende sandsynligvis vil besøge i det kommende år. Et indblik i til hvilke destinationer der sandsynligvis vil være en stigende rejseaktivitet, kan føre til forhandlinger med nye hoteller for første gang.
 
 
 
 
 
 
 
TravelpoolEurope f.m.b.a. · Vermundsgade 38 A - 2100 København Ø. · Phone +45 33 36 96 00 · SE-nr. 15 75 34 98 · Copyright ©