Gør det rigtige - 12 ideer til hvordan I kan få jeres ansatte til at overholde rejsepolitikken

Fra forbedret kommunikation til smartere udnyttelse af teknologien, der er mange måder at forbedre graden af overholdelse og skære ned på rejseudgifterne.
Written on 20.06.2019, 00:00
Gør det rigtige - 12 ideer til hvordan I kan få jeres ansatte til at overholde rejsepolitikken

Trends kommer og går inden for virksomhedsrejser men der er ét emne der forbliver relevant: det at få de ansatte til at følge virksomhedens rejsepolitik lader til altid at være den største udfordring for enhver som administrerer et rejseprogram.

Ifølge Global Business Travel Association gælder det for 52 % af alle forretningsrejser at de rejsende på den ene eller den anden måde ikke følger virksomhedens rejsepolitik. Men graden af ikke-overholdelse er ofte meget højere end det, især med hensyn til hotelreservationer. Det gør en forskel om regler bliver overholdt eller ej:  en undersøgelse af Carlson Wagonlit Travel beregnede at virksomheder som har en høj grad af overholdelse reducerer deres rejseudgifter med så meget som 20 %.                     

En vis grad af ikke-overholdelse er uundgåelig. Der kan være gyldige grunde til ikke at booke hos en foretrukken leverandør eller ikke benytte den officielle bookingkanal - for eksempel når man deltager i en ekstern konference og booker det officielle konferencehotel igennem eventets egen website.

Og selv når rejsende med vilje ignorerer regler, siger Søren Schødt, administrerende direktør for TravelpoolEurope, så er det ikke altid muligt at vide om deres manglende overholdelse skyldes selviske eller hæderlige motiver. En meget almindelig form for ikke-overholdelse er at de rejsende booker direkte gennem leverandørwebsites eller via online rejseagenter som Booking.com. Måske bruger de disse websites for at kunne opsamle loyalitetspoint til deres egen brug, men det er lige så sandsynligt at de vælger disse kanaler fordi de mener at de der har adgang til lavere priser og dermed sparer virksomheden penge.

Arbejdsgivere bør også vurdere hvorvidt de giver de rejsende den hjælp de har brug for at følge virksomhedens rejsepolitik. Især om kommunikationen fungerer? ”Ofte er det største problem at virksomhederne har en politik, men den ligger bare i en skuffe og bruges ikke særlig meget,” siger Schødt. ”Selv hvis rejsepolitikken bruges er det ikke sikkert at den er tydelig nok. Måske siger den at de rejsende skal booke til en lav pris, men hvordan ved de rejsende præcis hvad en ”lav” pris er?”

Her er nogle tips og tricks til hvordan I kan øge jeres ansattes overholdelsesgrad.

Sørg for at rejsende benytter virksomhedens officielle online bookingværktøj
Dette er sandsynligvis den vigtigste prioritet af alle når det kommer til overholdelse af rejsepolitik. Når de rejsende booker gennem det officielle værktøj, er det meget sandsynligt at de vil booke inden for politikkens retningslinjer, da værktøjet kan konfigureres til kun at vise muligheder som holder sig inden for politikkens parametre.

Sørg for at jeres bookingværktøj passer til formålet
Rejsende vil kun benytte det officielle bookingværktøj hvis det lever op til deres egne behov såvel som til virksomhedens. Det er derfor essentielt at vælge en løsning som er attraktiv og brugervenlig. Værktøjet skal også være konfigureret og overvåget på en smart måde for at virke troværdigt. Sørg for eksempel for at det konsekvent viser priser som er de samme eller lavere end dem der er tilgængelige på forbrugersites.

Kommunikér hvorfor det officielle bookingværktøj er win-win for alle
Det er ikke nok blot at fortælle de rejsende at det vil spare virksomheden penge hvis de benytter bookingværktøjet. Man er også nødt til at demonstrere hvordan de selv drager fordel af det. Et eksempel er at forklare at bookinger gennem værktøjet betales centralt af virksomheden, og det derfor ikke er nødvendigt at gå igennem processen med udgiftsopgørelser etc. Brug af bookingværktøjet sikrer også at der udstedes en faktura som er afstemt i forhold til VAT (moms), hvilket betyder mindre unødvendigt administrativt arbejde for de rejsende (og deres arbejdsgivere).

Hold reglerne simple
Arbejdsgivere ønsker ofte at komplekse, længere rejser bookes over telefonen i stedet for online sådan at travel management virksomheden kan benytte deres ekspertise til at arrangere rejsen på den billigst mulige måde. Men det kan være svært at præcisere hvilke rejser der skal bookes offline og hvilke der ikke skal. Så koncentrér jer om at gøre reglerne enkle og overskuelige, for eksempel ved at erklære at alle langtursrejser skal bookes offline.

Sæt prislofter
For hoteller, præcisér da den maksimalt tilladte værelsespris per region, land eller, i visse tilfælde, by. For møder, sæt et loft for hvor meget der må bruges på forskellige pakkeløsninger som for eksempel 24-timers pris eller halvdagsmøder. Prislofter skaber ikke kun meget tydelige grænser som kan forhindre de rejsende i overforbrug, de hjælper også med at sikre bedre aftaler med leverandørerne som ved at de er nødt til at tilbyde foretrukne priser under prisloftet for at blive inkluderet i kundens leverandørprogram.

Sørg for at formuleringen af virksomhedens rejsepolitik er utvetydig
Prislofter er en god måde at gøre dette på. Ligeledes, i stedet for blot at fortælle de rejsende at de skal booke til en lav pris, så vis dem hvad det betyder, eller hvordan de kan gøre det. En vigtig prioritet er at fortælle dem at de skal booke i så god tid før deres rejse som muligt. Men præcisér hvad I mener: for eksempel at kortturs flyture skal bookes mindst 7 dage i forvejen, og langtursfly mindst 14 dage i forvejen.

Vis de rejsende hvordan manglende overholdelse koster virksomheden penge
Endnu engang er forhåndsbooking et godt eksempel. Send de rejsende grafer/diagrammer som viser hvordan gennemsnitsprisen stiger skarpt jo tættere på afgang de booker.

Håndhæv manglende overholdelse
Det giver ingen mening at have en politik som det ikke kontrolleres hvorvidt efterleves. Indberet undtagelser, enten til de rejsende selv, så de ved at de bliver overvåget, eller til deres ledere. Advarsler sendt til rejsende om manglende overholdelse skal underskrives af den øverste ledelse.

Brug “nudge” kommunikation
Konfigurér jeres bookingværktøj til at styre de rejsende mod de rigtige valg. For eksempel ved at vise hotelmuligheder som er inden for rejsepolitikkens retningslinjer på en grøn baggrund, og hotelmuligheder som ikke holder sig inden for retningslinjerne på en rød baggrund.

Gem tidligere rejser
Brug maskinlæring til at gemme tidligere bookinger (som var i overensstemmelse med rejsepolitik) på værktøjet og tilbyd disse som standardmulighed ved gentagne besøg på den samme destination.

Hjælp de rejsende med overholdelse mens de er på farten
Programmér automatiserede beskeder til de mest passende tidspunkter på rejser, som for eksempel en påmindelse når de lander i en lufthavn om at tage bussen frem for en taxi ind til byen.

Oplær de nye medarbejdere
Gør uddannelse af nye medarbejdere i hvordan og hvorfor de skal følge virksomhedens rejsepolitik til en del af deres indslusningsproces.

TravelpoolEurope perspektivet – teknologi kan hjælpe med overholdelse
Overholdelse af rejsepolitik har altid været et problem, men i de seneste år er udfordringen blevet endnu større takket være teknologi, især en række betagende forbrugerwebsites og apps som lokker de rejsende væk fra officielle bookingkanaler. Men som mange af de ovennævnte tips viser kan teknologi også vise sig at være løsningen. Smartere konfiguration af jeres bookingværktøj og introduktion af hi-tech kommunikation kan gøre en stor forskel på hvor godt jeres virksomheds rejsende følger reglerne og dermed hvor meget jeres virksomhed bruger på rejser.