“TPE har formået at stille de opklarende spørgsmål og hjælpe os med at finde svarene. De har bidraget med stor viden og har konsekvent haft en meget struktureret tilgang til at analysere vores behov, krav og ønsker. De har belyst de områder, det kunne være kritisk for os at se nærmere på, og på den måde har de bragt både indsigt og overblik til vores ikke-strategiske indkøb af rejser, afholdelse af konferencer og håndtering af vores rejseafregninger”. Kim Henry Jensen, COOP Danmark

Udfordring

Icon Manglende overblik
Icon Tunge administrative processer og arbejdsgange
Icon Tidskrævende, manuel sagsbehandling
Icon Manglende gennemsigtighed

Løsning

Helheds- og totalløsning, der dækker rejser, konferencer og rejseafregninger.

Resultat

”COOP har været medlem af TPE siden 1992, og så sent som primo 2019 scannede vi markedet indgående for alternative udbydere inden for rejser, konferencer og rejseafregninger. Ikke på nogen måde grundet utilfredshed, men udelukkende for at sikre os, at vi fortsat har en løsning, der ikke alene fungerer godt, let og intuitivt for vores medarbejdere og sekretærer, men som også sørger for, at vi altid køber ind til billigste pris”, indleder Kim Henry Jensen, Director - Investments & Company Services, COOP Danmark.

”Trods de mange, der bød sig til, måtte vi konstatere, at vi med TPE har en totalløsning, der sikrer, at vi ikke behøver forholde os til pris. Vi ved ganske enkelt, at de giver os de bedste og billigste ydelser i forhold til vores købsmønster. Derfor er vi betrygget og komfortable i den klare overbevisning, at vi samarbejder med en indkøbs- og medlemsforening, der er så bredt favnende og velfunderet, at vi står stærkest i prismatch”. COOP bruger i dag TPEs samlede løsningspalet, hvor TPE står for samtlige rejser og rejseafregninger, herunder betaler udlæg og kørselsgodtgørelse + administrerer selskabets brobizz-ordning. Det betyder, at TPE i bred forstand driver COOPs samlede travel management - fra rådgivning om og formulering af rejsepolitik, varetagelse af indkøbsaftaler, herunder et meget stort møde- og konferenceprogram - til fiks og færdig rejseafregning.

”Populært sagt fungerer TPE som vores supplerende lønkontor. F.eks. har alle med firmabil eller stort kørselsbehov en brobizz, der helt automatisk er integreret med TPEs backend og SAP Concur. Medarbejderne taster så bare deres kørsel direkte ind i systemet og får betalt deres godtgørelse, så snart deres leder har godkendt. Typisk går der ikke mere end en enkelt dag, før transaktionen er gennemført, og ingen skal som tidligere vente til næste lønkørsel. Vi har ét sted og én ensartet tilgang for alle udlæg - hvad enten det drejer sig om benzin, kørsel, brobizz, flybilletter eller noget helt femte”, uddyber Kim Henry Jensen.

”Derudover er vores interne First Cards, som er et Mastercard kreditkort, udstedt via TPE og ligeledes fuldstændig integreret og hægtet 1:1 op på SAP Concur. Vi opererer derfor ikke med fysiske bilag og manuelle transaktioner, men scanner blot de eventuelle bilag, vi måtte have, som følge af kreditkortkøb”. Samarbejdet med TPE sikrer også overholdelse af samtlige rejsepolitikker og interne governanceregler:

”Systemet håndterer alt og viser udelukkende vores medarbejdere de konkrete bookingmuligheder, de har. Dermed er der i systemet indlagt en vagthund, som nemt og sikkert sørger for, at vi altid overholder governance - og vel at mærke uden at vores medarbejdere skal trawle sig igennem lange rejsepolitikker og regelsæt, men bare kan booke og tage af sted”.
“Blandt de mange og største fordele ved TPE er effektivisering, gennemsigtighed, pålidelighed og overblik. Og udover at løfte en kæmpe administrativ byrde ud af COOP, hvilket jo er tæt på at være altoverskyggende for en virksomhed som vores med 1.400 medarbejdere på vores hovedkontor og rigtigt mange udlæg, har automatiseringen tilvejebragt store besparelser”.
Kim Henry Jensen, COOP Danmark
”Derfor valgte vi også i sommeren 2020 at rulle løsningen på hele udlægsdelen ud til samtlige butikker, så vi nu standardiserer alt ét sted og ensretter vores processer. Det er både en intelligent og sikker løsning, som for mig at se er helt unik, fordi den også giver os direkte adgang til valide statistikker og opgørelser til f.eks. forsikringsbrug - samtidig med, at vi har fået øget overblik over interne forbrugsmønstre og - volumen”, fortæller Kim Henry Jensen.
“Det er kort sagt svært at finde noget, der ikke virker. Tværtimod er det tæt på uvurderligt at have en partner, der tager ansvar og fungerer som benchmark for den bedst mulige løsning. Samtidig har det stor, positiv effekt, at COOP og TPE har en rigtigt god og konstruktiv dialog om alt fra GDPR og persondata til beskatning og compliance, fordi vi derigennem kvalificerer den bedst farbare vej frem - sammen.
Også under corona-pandemien har TPE været en stor hjælp, som med jævnlige opdateringer om COVID-19 har formået at holde vores medarbejdere trygge. så udover de rent administrative aspekter er der en stor sikkerhed i, at TPE orkestrerer vores bookinger og eventuelle ombookinger, og at alt bliver løst inden for 10 minutter. Corona eller ej: Hverdagen fungerer bare. Og vi er meget tilfredse”.
Kim Henry Jensen, COOP Danmark


TILBAGE »
Coop Office
Kort om COOP A/S
COOP er en virksomhed, der på mange måder imponerer. Ved hjælp af markante brands og gode dagligvarer har dét, der startede som en klar forretningsidé om, at forbrugere, der indgår i et fællesskab, får bedre og billigere varer, transformeret og manifesteret sig som en førende fødevarevirksomhed i danskernes bevidsthed.

Historien om COOP, der blev påbegyndt i 1866 med stiftelsen af den første brugs i Thisted, er foreløbig kulmineret med landets tætteste net af butikker i form af 1.100 forretninger, et samlet medarbejderantal på over 39.000 og et medlemstal på 1,9 mio.

I dag sælges ca. en tredjedel af alle danske fødevarer i COOP, som har godt 45.000 varenumre. Dertil kommer, at ca. hver tiende i den danske arbejdsstyrke har arbejdet i COOP, som desuden er kendt for at være landets største elevarbejdsplads med ca. 1.000 elever. Blandt COOPs fysiske butikker er velkendte navne som SuperBrugsen, Kvickly, Dag’liBrugsen, Irma, Fakta, Coop 365 og FDB Møbler, mens selskabets onlinebutikker udgøres af coop.dk_MAD og coop.dk_SHOPPING.

Fun fact
COOPs lastbiler kører årligt, hvad der svarer til 50 ture til månen og tilbage igen.

E-mail liste

Tilmeld dig, hvis du vil
modtage lejlighedsvise
godbidder fra os.
Følg os på
LinkedIN
© 2020 TravelpoolEurope f.m.b.a. All rights reserved.
Denne hjemmeside er udviklet af Metabit.dk. Har du selv brug for Laravel udvikling så er vi klar til at hjælpe dig.