“TPE yder en service, der giver ro og skaber tryghed. På intet tidspunkt har jeg følt
mig som kunde, men altid som medlem - og dermed er de en del af vores virksomhed og vi en del af deres. De er hele tiden på - og særligt i et svært og uforudsigeligt år som 2020, hvor vi alle sammen har skullet lære at navigere anderledes,
har TPE konsekvent været på forkant med at informere, og deres effektive og fleksible set-up er for alvor kommet til sin ret”.
Lars Torp Madsen, FRITZ HANSEN
Udfordring
Manglende overblik over fly- og hotelpriser
Tunge administrative processer i håndteringen af store mængder rejsebilag
Stort ressourceforbrug på opsamling/ opfølgning af rapporteringer
Manglende transparens
Løsning
Fuld travel og expense management løsning med et stærkt internationalt perspektiv.
Resultat
”Vi blev medlem af TPE i november 1999, fordi vi mente, at det ville give os et langt bedre
overblik på rejseområdet. Allerede dengang havde Fritz Hansen mange rejsende over hele
verden, og TPEs ekspertise har givet tryghed for, at vi ikke alene får de bedste og helt rigtige priser, men også at vores politikker efterleves overalt i organisationen”, siger Fritz
Hansens Executive Vice President, Finance & IT, Lars Torp Madsen.
Dermed har rejseindkøb har været grundstenen i samarbejdet, som over tid er blevet
udbygget til også at omfatte rejseafregninger. Medlemsorganisationen håndterer i dag
stort set alle designikonets rejser og dertilhørende kreditkortafregninger. I praksis betyder
det, at TPE udover rejsebestillinger og -indkøb effektivt varetager al administration og
håndtering af de store mængder rejsebilag, der florerer i Fritz Hansen-organisationen.
Gode afvigelsesrapporter danner grundlag for effektiv opfølgning og sikrer governance
på tværs af organisationens globale kontorer og aktiviteter:
”Vi har mellem 25.000 og 30.000 korttransaktioner om året, og bilagsafregningen med
TPE har bl.a. været ensbetydende med en yderst effektiv rapporterings- og godkendelsesproces blandt organisationens ca. 260 medarbejdere. Det bagvedliggende system er
brugervenligt og giver os mulighed for at trække relevante rapporter og analysere bl.a.
forbrug på tværs af organisationen.
Dertil kommer, at systemet er skaleret til - og benyttes af - mange helt store virksomheder, og til trods for, at vi ikke befinder os i den kategori, betyder medlems- og fællesskabet, at vi opnår markante og målbare indkøbssynergier med nogle af de helt store
koncerner - og dermed får del i, hvad der for os er, en særdeles god og attraktiv løsning”,
fortsætter Lars Torp Madsen.
”Før implementeringen af TPE brugte vi mange ressourcer på opsamling og opfølgning af
rapporteringer. Dette er minimeret, og vores økonomiafdeling har i dag konsekvent overblik over, hvad der evt. måtte udestå på indrapporteringssiden. Rent økonomisk har vi
sparet knapt én fuldtidsressource, og årsanalyser viser, at vi på rejser har opnået besparelser på gennemsnitligt 11-14.
Procesoptimering og automatisering gør, at vi stort set ingen tid bruger på rejser og rejseafregninger, inkl. håndtering af de få månedlige afvigelser. Det er kort sagt et samarbejde
og en løsning, der både fungerer super effektivt for os som virksomhed og for vores medarbejdere”, pointerer Lars Torp Madsen.
“Når man outsourcer sin bilagsafregning, handler det i høj grad om tillid. At lade
andre sætte strøm til ens interne ikke-strategiske indkøb, så man selv i højere grad
får mulighed for at fokusere på mere værdiskabende forretningsmål og -tiltag, kan
måske virke som en ’no brainer’, men det er i høj grad en tillidssag.
Outsourcing af selve rejsebestillingerne handler mere om ressourceoptimering,
men naturligvis også om tillid til, at de bedste aftaler indgås, så vi konsekvent får
de bedste priser og samtidig er sikret højeste kvalitet i leverancen.
TPE har en meget gennemsigtig struktur, og bl.a. deres kvalitetssikring er jeg ikke
sikker på, at f.eks. rejsebureauer har i samme grad. Hos Fritz Hansen har vi derfor
fuld tillid til, at de som non-profit medlemsorganisation dagligt formår at forvalte
det store ansvar, der følger med de opgaver, vi placerer hos dem.”
Kort om Fritz Hansen
Fritz Hansen er et internationalt, eksklusivt designbrand, grundlagt i Danmark i 1872.
Siden har virksomheden konstant
stræbt efter at designe smukke møbler,
belysning og boligtilbehør uden at gå
på kompromis med komfort og et
stærkt æstetisk udtryk.
Ambitionen, der bl.a. har bragt store,
danske møbelklassikere langt udover
de nationale grænser, er fortsat at tilhøre den absolutte globale elite inden
for design, luksus og livsstil.
Virksomheden beskæftiger i dag ca.
260 medarbejdere, fordelt på 16 lande.
E-mail liste
Tilmeld dig, hvis du vil
modtage lejlighedsvise godbidder
fra os.
