På vej mod bedre tider - en essentiel tjekliste til at genoptage forretningsrejser

Virksomheder er desperate efter at få deres folk på farten igen efter nedlukningen på grund af coronavirussen, men fortsatte restriktioner gør at rejseaktivitet er et udfordrende foretagende. Denne trin-for-trin guide viser hvordan I kan få jeres rejsende sikkert tilbage på farten.
Written on 16.07.2020, 00:00
På vej mod bedre tider -  en essentiel tjekliste til at genoptage forretningsrejser

Enhver krise har sine vindere. Under coronavirusnedlukningen har Zoom haft op mod 300 millioner brugere af videokonferencer hver eneste dag.

Virksomheder ved dog at de er nødt til at begynde at rejse igen. At få fat i nye kunder, tage sig godt af de eksisterende kunder, udvikling af nye produkter - alt dette er meget mere besværligt når virksomhederne ikke kan komme ud og møde folk ansigt til ansigt – selv om disse ansigter måtte være dækket af masker. Da TravelpoolEurope for nylig adspurgte 2500 rejsende blandt deres virksomhedsmedlemmers ansatte, svarede 36 % at de mente det var nødvendigt for deres arbejde at de kunne begynde at rejse igen inden for de næste tre måneder.

Men selvom iveren efter at komme tilbage på landevejen er stigende, er der mange udfordringer som besværliggør genoptagelsen af forretningsrejser. Disse inkluderer:

  • Adskillige regler og restriktioner på både nationalt plan og leverandørplan.
  • Kompleksiteten ved regler der bliver ved at ændre sig og international inkonsistens.
  • Frygten for infektion
  • Frygt for at ens rejseplaner kan blive afsporet af nye virusudbrud og nye restriktioner.

“Forretningsrejseaktivitet skal nok vende tilbage, og vi ser allerede øget efterspørgsel efter indenrigsmøder mod udgangen af 2020,” siger Søren Schødt, administrerende direktør for TravelpoolEurope. ”Men i ihvert fald de kommende måneder har virksomhederne en del arbejde foran sig for at sikre at deres medarbejdere er klar, villige og i stand til at rejse igen. Det vil kræve mere planlægning end førhen at indgyde tillid og få rejserne til at glide så jævnt og ubesværet som muligt.”

Her er TravelpoolEuropes trin-for-trin guide til hvordan I forbereder jeres medarbejderes tilbagevenden til at foretage forretningsrejser.

Forstå regeringens rejserestriktioner
Der plejede kun at være en enkelt vigtig regel med hensyn til de fleste forretningsrejser: husk at medbringe pas.

Sådan forholder det sig ikke længere. De forskellige lande har opstillet krav til hvilke nationaliteter der kan komme ind i landet, hvilken dokumentation de skal kunne fremvise (inklusive visaer, Covid-19 certifikater, bevis på rejsens nødvendighed og invitationer) og hvor de kan få lov at bo. Nogle lande har også stadig restriktioner på indenrigsrejser.

Adgang til en kilde der er centraliseret, pålidelig og som konstant opdateres, som indeholder al denne information, er derfor essentiel nu. Dette er en af de nøgleservices som TravepoolEurope yder for deres medlemmer.

Kend leverandørreglerne
De rejsende skal ikke kun følge de forskellige regeringers landes regler. De er også nødt til at sætte sig ind i hvad leverandørerne forventer af dem, især med hensyn til flyvning. Næsten alle flyselskaber kræver for eksempel at deres passagerer bærer masker. Lufthavne beder passagerer om at møde op i god tid inden afgang, så husk at tage hjemmefra tidligere. Og husk at de normale regler stadig gælder – mange rejsende ønsker at have håndsprit med sig, men det er fortsat kun tilladt at medbringe væsker og gel på max 100 ml.

Opdag nogle smartere måder at rejse på
Sørg for at have taget imod gode råd om de tips og tricks som kan gøre de rejsendes tur hurtigere og sikrere. Informér for eksempel de rejsende om hvilke flyselskaber der ikke serverer måltider ombord, så de selv kan medbringe mad. Et andet tip er at oprette jeres rejsende i loyalitetsprogrammer for billeje, som gør at de selv kan hente bilen fra udlejningsstedet uden først at skulle udfylde papirer ved udlejningsskranken.

Gør jeres rejsende rejseklar
Sørg for at være ude i god tid med hensyn til forberedelser før rejsen, såsom at sikre de korrekte visaer og foretage Covid-19 tests. Sørg for at dette kan klares uden udgifter for de rejsende.

Gennemgå virksomhedens rejsepolitik
Dette er essentielt. Gennemgå rejsepolitikken linje for linje og foretag ændringer eller udsted et ekstra tillæg som gælder så længe pandemien varer. Ændringer i rejsepolitikken kunne for eksempel inkludere:

  • Definér hvilke rejser der er tilladte i den nuværende situation og hvilke der ikke er. Hvis I beslutter kun at tillade essentielle rejser, klargør da tydeligt hvad ”essentiel” betyder.
  • Tillad kun bookinger foretaget gennem autoriserede bookingkanaler, såsom jeres TMC og jeres online bookingværktøj.
  • Overvej at indføre krav om forhåndsgodkendelse af alle bookinger.
  • Tillad højere forbrugsgrænser på de rejsendes firmakort i tilfælde af at der opstår pludselige nødrestriktioner som forhindrer dem i at vende retur på den planlagte måde.
  • Tydeliggør hvilke relaterede udgifter der er tilladte, som for eksempel køb af personlige værnemidler.

Tag hånd om medarbejdernes evne og villighed til at rejse
Dette er et følsomt og vigtigt emne at diskutere med jeres HR afdeling. Hvordan vil I som virksomhed håndtere medarbejdere som nægter at rejse på grund af pandemien? Hvordan håndterer I medarbejdere som ikke bør rejse fordi de er medicinsk sårbare?

Er forretningsfolk villige til at begynde at rejse igen?
65 % af almindelige forretningsrejsende er villige til at rejse inden for Europa, ifølge en undersøgelse foretaget blandt TravelpoolEuropes medlemsvirksomheder i starten af juni 2020. Dog er kun 43 % villig til at tage på rejser længere væk.

14 % sagde de er villige til at tage med et hvilket som helst transportmiddel. Overordnet set er 71 % klar til at flyve og 71 % til at tage toget, men kun 29 % vil tage bussen. Med hensyn til bilrejse, ville 78 % være villige til at køre i privatbil, mens 59 % ville tage en lejet bil og 62 % en taxi.

Kun 4 % er ikke villige til at lade sig teste for Covid-19 antistof så de ville kunne rejse uden restriktioner, mens 91 % er villige til at lade sig teste, og 5 % er allerede blevet testet.

Sørg for at jeres kommunikationsmuligheder med jeres rejsende er opdateret
Har I et værktøj til i en fart at få fat i jeres rejsende i tilfælde af en nødsituation, som for eksempel en rejseapp i virksomheden? Hvis nej, så organisér en i en fart, måske via jeres TMC eller travel risk management udbyder. Opdater alle kontaktdetaljer på de rejsende, inklusive mobilnumre på dem og deres familier.

Tjek med forsikringen
Er jeres rejsende dækket i tilfælde af forstyrrelser på grund af Covid-19, og er visse lande ekskluderet? Få også bekræftet at forsikringspolicen dækker udgifter for evakuering og lægelig hjemsendelse.

Opret og gennemgå beredskabsplaner
Forbered, og gennemfør tests for hvem i virksomheden der skal håndtere nødsituationer og hvem de skal kontakte (familie, ambassade, forsikringsselskab, afdelinger i virksomheden etc.). Lav specielle planer for karantæneramte rejsende, inklusive at finde logi til dem og skaffe de nødvendige medicinske forsyninger, hvis relevant.

Planlæg processer efter rejsen
Sørg for, at de rejsende forstår og efterlever eventuelle karantænekrav når de vender tilbage fra rejsen. Overvej også om der skal indføres restriktioner for hvornår de kan vende tilbage til kontoret. Informér de rejsende om hvad de skal gøre hvis de oplever corona-lignende symptomer efter deres rejse.

TravelpoolEurope perspektivet – Det er tid til at stå fast på virksomhedens rejseprogram
Inden for de seneste år er mange virksomheder begyndt at bevæge sig i en retning hvor man ikke holder lige så hårdt på overholdelse af rejseprogrammet og tillader de rejsende større valgfrihed.

De dage er forbi. Kun to ting tæller nu: duty of care og omkostningsstyring, i den rækkefølge. Virksomheder er nødt til at stramme kontrollen med deres rejsende, med klare regler for hvad der er tilladt og hvad der ikke er. Lige nu er virksomhedens rejseprogram obligatorisk, ikke valgfrit. Forklar hvorfor: Det gør at I kan holde styr på hvor de befinder sig og vil kunne hjælpe dem i særdeles udfordrende situationer.

Et mere fast håndhævet rejseprogram betyder også at der bliver holdt øje med hvert enkelt aspekt af en rejse. Det starter i planlægningsfasen: i en tid hvor enhver rejse er en logistisk udfordring og en ekstra omkostning, skal de rejsende kunne godtgøre præcis hvorfor de er nødt til at foretage rejsen.

Et professionelt rejseprogram kræver også professionelle rådgivere. Hos TravelpoolEurope fortæller vores medlemmer os at de mere end nogensinde har brug for vores ekspertise og etablerede processer for at sikre at hver rejse bliver en sikker succes. Sørg for at også jeres virksomhed har adgang til den bedst mulige eksterne assistance.