Posted Workers Directive – Det betyder en stramning af reglerne for forretningsrejser i EU

Strammere regler for betaling/løn og arbejdsbetingelser for ansatte fra ét EU-land som arbejder i et andet EU-land kan betyde at forretningsrejsende fremover er nødt til at medbringe attestering på udlandsrejser.
Written on 18.12.2019, 00:00
Posted Workers Directive – Det betyder en stramning af reglerne for forretningsrejser i EU

Et hold ingeniører/teknikere fra Italien ankommer til en fabrik i Frankrig for at påbegynde en tremåneders kontrakt. Receptionisten beder dem om at forevise deres Posted Worker og A1 attester, hvilket får projektlederen til at spørge: ”Hvilke attester?”. Nogen fra HR-afdelingen tilkaldes og fortæller italienerne, at de ikke kan påbegynde deres opgave, før de har fremskaffet dokumentation, som de ikke vidste de skulle bruge.

”Jeg er begyndt at høre om tilfælde overalt i Europa hvor ovenstående scenarie udspiller sig. Jeg har haft kunder som fortalte mig om det i Italien, Tyskland og Frankrig,” fortæller Nick Bacon, rådgivende services partner i konsulentvirksomheden EY. Bacon mener også, at der findes omstændigheder hvorunder enhver forretningsrejsende potentielt kunne overtræde EU-lovgivning, hvis ikke de er registreret i overensstemmelse med Posted Workers Directive (Direktiv om udstationering af arbejdstagere/lønmodtagere) - selv om nyligt udgivet materiale fra EU-kommissionen indikerer, at de fleste almindelige forretningsrejsende er undtaget fra direktivet.

Hvad er Posted Workers Directive (Direktiv om udstationering af arbejdstagere/lønmodtagere)?
Direktiv om udstationering af arbejdstagere/lønmodtagere (PWD) er en EU-lovgivning som har til hensigt at forhindre virksomheder i at underminere arbejderrettigheder ved at flytte medarbejdere rundt mellem landene. Direktivet gælder, når en person med en arbejdskontrakt i ét EU-land (plus Norge og Schweiz) får til opgave at arbejde midlertidigt i et andet EU-land. Direktivet pålægger virksomheder, at de skal give de besøgende arbejdstagere den samme behandling som de lokale arbejdstagere hvad angår løn, hygiejne- og sikkerhedsregler, betalt årlig orlov, og flere andre betingelser.

PWD har eksisteret siden 1996, men revideringer af direktivet i 2014 og 2018 har givet direktivet mere gennemslagskraft.  EU-medlemsstater har indtil 30. juli 2020 til at indføre national lovgivning om og system for håndhævelse af direktivet.

Hvilken relevans har det for forretningsrejser?
Håndhævelse af PWD betyder, at virksomheder forventes at registrere medarbejdere som de udstationerer til et andet land til midlertidige opgaver. Arbejdstagerne skal medbringe dokumentation for registrering hos værtslandet, og deres arbejdsgiver skal oversætte registreringerne til værtslandets sprog og udpege en kontaktperson.

Ifølge EY kan de samme forpligtelser i teorien gælde for forretningsrejsende, eftersom der ikke findes nogen fast definition på en forretningsrejsende (i modsætning til en udstationeret arbejdstager) i direktivet. EY siger, at der er 12 lande hvor ”der ikke findes undtagelser til kravet om registrering… enhver EU-borger på forretningsrejse skal registreres.” De 12 omtalte lande er Bulgarien, Tjekkiet, Frankrig, Grækenland, Ungarn, Italien, Irland, Luxembourg, Malta, Portugal, Rumænien og Slovakiet.

EY siger, at 16 andre lande pålægger besøgende at registrere sig alt afhængig af opholdets varighed, aktivitetstype, branche eller kontrakttype. Der findes to lande hvor ingen registrering er nødvendig: Holland og Storbritannien.

En nylig afklarende udgivelse fra EU-kommissionen kaldet Practical Guide on Posting (fra september 2019) antyder dog, at mange forretningsrejser ikke vil blive påvirket, selv ikke rejser til de 12 lande hvor EY siger, at der ikke er nogen undtagelser. Paragraf 2.4 anfører: ”Arbejdstagere som midlertidigt sendes til et andet medlemsland for at arbejde, men som ikke udfører tjenesteydelser der, er ikke udstationerede arbejdstagere. Dette er for eksempel tilfældet for medarbejdere på forretningsrejser (når tjenesteydelser ikke udføres), deltagelse i konferencer, møder, messer, oplæring, etc.”  EY påpeger dog, at ”forskellige lande har forskellige fortolkninger og anvendelse af lovens principper.”

Hvorfor er det et problem for forretningsrejsende?
Den første udfordring er uvisheden. Hvert EU-land anvender direktivet forskelligt, og den information de leverer omkring det er begrænset og forvirrende. Visse lande har ikke engang indført den relevante nationale lovgivning endnu.

Den anden udfordring er, at PWD stiller virksomheder overfor to ubehagelige alternativer:

Forsøg at følge loven
Dette vil være meget komplekst, tidskrævende og dyrt.

Ignorér loven
PWD lovgivning er besværlig at overholde, men derudover er den også besværlig at håndhæve. Det er naturligvis vigtigt at følge registreringsreglerne for den slags ”blue-collar”-arbejderopgaver som direktivet primært havde til hensigt at dække, men det kan være fristende at ignorere overholdelse når det kommer til ”white-collar” funktionærer. EY advarer dog om, at potentielle bøder for manglende overholdelse kan være meget høje. Dette inkluderer bøder på op til €500.000, retsforfølgelse af den ansvarlige leder og udelukkelse fra offentlige tilskud og kontrakter.

Hvad er løsningen?
Ignorér ikke direktivet
I en verden hvor digitale pas efterlader spor når de rejsende rejser ind i og ud af lande, indikerer Bacon at det vil være en fejltagelse at ignorere PWD. ”Hvis du ikke foretager dig noget, så kan du forvente, at revisions- og håndhævelsesaktivitet vil indhente dig på et tidspunkt,” siger han.

Selv hvis jeres virksomhed ikke fuldt ud overholder de strenge regler for registrering og dokumentation af rejsende, ”så er det bedre at være gået i gang og i det mindste have gjort noget,” siger Bacon. ”Hvis I kan bevise, at I forsøger at overholde direktivet, er det mere sandsynligt at en eventuel retsforhandling vil være venligt stemt.”

Hold jer informeret
Sørg for at holde jer opdateret om direktivet og hvordan det kan påvirke jeres virksomheds rejseprogram. Tal med forskellige afdelinger, såsom jura og HR, og med relevante eksterne rådgivere, og klargør hvem i virksomheden der tager ejerskab over dette emne.

Vurdér hvordan jeres virksomhed bliver påvirket
Hvis jeres virksomhed for eksempel sender “blue-collar” arbejdere til at arbejde på projekter i Frankrig, kan jeres virksomhed blive kraftigt påvirket. Sæt jer ind i, om jeres virksomhed generelt har aktiviteter i sektorer, som direktivet dækker.

Begynd at registrere rejser
Det er her det begynder at blive besværligt og/eller dyrt. Det er tydeligvis en kæmpe opgave at registrere hver eneste forretningsrejse inden for EU, som kræver enten sofistikeret teknologi eller omfattende manuel indtastning. Opgaverne inkluderer:

  • Identificering af rejsende og hvor de skal hen, i hvor lang tid, og hvilket arbejde de skal udføre, så I kan vurdere om de skal registreres.
  • Gennemgå registreringsprocessen med værtslandet, inklusive indtastning af mange detaljer såsom løn og bonusser som modtages af medarbejderen.
  • Oversættelse af relevante dokumenter.
  • Lagring af dokumenter.
  • Korrespondance med relevante nationale myndigheder.

Der er ingen lette løsninger her, men det bedste valg er at undgå duplikering ved at indhente data så tidligt som muligt og gøre processen så digital som muligt. Det virker derfor som den mest smertefrie vej frem at benytte feed’en fra online bookinger. De større konsulentvirksomheder tilbyder alle platformer som kan håndtere det relevante administrative arbejde, men de er ikke billige.

Hold jer opdateret
Få EU-lande har indtil videre vedtaget nationale love som er i overensstemmelse med den reviderede 2018-udgave af direktivet. Det er vigtigt at holde sig ajour efterhånden som situationen udvikler sig.

A1 attester -  endnu et bureaukratisk mareridt for forretningsrejser
Vidste du, at enhver EU-borger på forretningsrejse i et andet EU-land ifølge loven skal have et dokument kaldet en A1 attest? Attesten beviser, at den rejsende hører under de socialsikringsregler der gælder i deres hjemland og derfor ikke skal betale for social sikring i det land de midlertidigt arbejder i, også på en kort forretningsrejse.

A1 attester er et af de dokumenter, som forretningsrejsende fra EU skal levere ved registrering ifølge PWD.

På grund af den store mængde bureaukrati, som er involveret i at fremskaffe en A1 attest, er dette krav ”rutinemæssigt blevet ignoreret af virksomheder ”, siger Nick Bacon fra EY. Hvis en revision af lønningslisten har afdækket, at der burde have været skaffet A1 attester, har virksomheder ansøgt om dem med tilbagevirkende kraft. Dette ser dog ud til at være ved at ændre sig. Ifølge Business Travel News er (især) Frankrig, Østrig og Schweiz begyndt at håndhæve reglerne. I Frankrig medfører manglende A1 attest en bøde på €3300.

Selvom håndhævelse af direktivet i teorien kunne gælde for enhver besøgende forretningsrejsende, ser det ud til, at bestræbelser på at håndhæve direktivet koncentrerer sig om arbejdere inden for byggearbejde og andre sektorer, hvor der er større forekomst af svindel med social sikring. Travel management foreninger lobbyer for at få EU til at droppe attesten.

TravelpoolEurope perspektivet – En stor udfordring som ikke må ignoreres
Posted Workers Directive sætter virksomheder i EU i en svær situation. Overholdelse af direktivet er meget tidskrævende og dyrt, men overtrædelse kan vise sig at være endnu mere tidskrævende og dyrt. I bør som det mindste vurdere den sandsynlige effekt på jeres virksomhed og undersøge, hvad jeres muligheder er og begynde at koordinere en passende reaktion med de andre afdelinger i jeres virksomhed.